Chapitre4. Recopiez des données
Une fois que vous avez saisi une donnée dans une cellule, vous allez sans doute vouloir la recopier dans d'autres cellules.
Vous pouvez le faire de manière classique en faisant un "copier-coller". Mais avec Excel, vous pouvez également réaliser différents types de recopies :
- la recopie “simple” ;
- la recopie incrémentée ;
- la recopie incrémentée personnalisée ;
- la recopie automatique.
Je vous propose de découvrir ensemble ces différentes opérations !
Pour les réaliser, vous allez utiliser la "poignée de recopie".
Lorsque vous sélectionnez une cellule, la poignée de recopie apparaît en bas à droite de la cellule, elle est entourée en rouge sur l’image suivante.
Réalisez une recopie
Si vous souhaitez recopier exactement le contenu de la cellule, il suffit de placer votre curseur en bas à droite de la cellule sélectionnée.
Le curseur de la souris se transforme alors en une croix noire.
Cliquez et faites glisser la poignée de recopie soit horizontalement, soit verticalement. Toutes les cellules contiennent désormais la donnée recopiée ! 🥳
La première utilisation de la poignée de recopie est toujours un peu délicate, donc pas de stress si vous n'avez pas réussi. Faites un nouvel essai ! Vous allez vous familiariser très vite avec cette fonctionnalité dont bientôt vous ne pourrez plus vous passer.
Si vous travaillez avec des données de type numérique, le résultat sera exactement le même qu’avec des données de type texte.
Testez cet exemple avec la valeur 26 :
- Saisissez 26 dans une cellule puis validez.
- Sélectionnez votre cellule.
- Recopiez la cellule vers la droite.
Vous constatez que vous avez exactement la même valeur dans l’ensemble des cellules.
Réalisez une recopie incrémentée
Une recopie incrémentée ? Mais qu’est-ce que c’est ?
Dans Excel, une recopie incrémentée, ou incrémentation, consiste à ajouter à une donnée une “quantité constante” !
Si l’on reprend l’exemple précédent, en partant de la valeur 26, vous pourriez obtenir 27, 28, 29…
Alors passons maintenant à la pratique !
- Dans une cellule, saisissez 26 puis validez.
- Dans la cellule à droite, saisissez 27 puis validez.
- Sélectionnez les deux cellules.
- Recopiez vos données vers la droite via la poignée de recopie.
Vous pouvez constater qu’à chaque changement de colonne, Excel ajoute la quantité constante 1 aux données.
Il est commun avec Excel d’appeler cette quantité constante le “pas d'incrémentation". Dans notre exemple, vous avez utilisé un pas d’incrémentation de 1.
Vous pouvez obtenir le même résultat en utilisant la touche Ctrl du clavier.
Allez-y ! Testez cette méthode :
- Saisissez un chiffre dans une cellule, puis validez.
- Sélectionnez la cellule à recopier.
- Positionnez le curseur de la souris sur la poignée de recopie.
- Maintenez la touche Ctrl du clavier enfoncée.
- Glissez vers le bas ou vers la droite.
- Vérifiez le résultat obtenu : la valeur des données augmente de 1.
Réalisez une recopie incrémentée personnalisée
Vous pouvez réaliser une suite logique avec un autre pas d'incrémentation que vous aurez défini en saisissant deux valeurs.
- Dans une cellule, saisissez 5 puis validez.
- Dans la cellule à droite, saisissez 10 puis validez.
- Sélectionnez les deux cellules.
- Recopiez vos données vers la droite via la poignée de recopie.
Excel respecte votre pas d’incrémentation qui est égal à 5.
Réalisez une recopie automatique
Vous avez déjà découvert les prémices de la recopie de données grâce à la poignée de recopie.
Mais Excel est un logiciel "intelligent" qui vous permettra des gains de temps très importants grâce aux listes prédéfinies comme les jours de la semaine, les mois et les trimestres.
Par exemple, si vous devez compléter un tableau avec les 12 mois de l'année, vous pouvez utiliser la recopie automatique.
Vous allez donc tester cette possibilité !
- Écrivez Janvier dans une cellule, puis validez.
- Sélectionnez la cellule à recopier.
- Positionnez-vous sur la poignée de recopie.
- Recopiez votre cellule vers le bas.
Excel reconnaît le mot “Janvier” comme un élément de liste prédéfinie, et complète les 12 mois lors de cette séance de recopie.
La poignée de recopie peut être utilisée verticalement ou horizontalement. Vous pourrez donc écrire le premier élément de votre série dans une cellule, et avoir les autres éléments dans la même colonne ou sur la même ligne.
La recopie automatique fonctionne avec beaucoup de suites logiques comme les jours de la semaine, les dates... À vous de jouer pour découvrir toutes ces possibilités !
Retrouvez les différentes étapes de ce chapitre dans la vidéo ci-dessous :
- Il existe différentes méthodes pour recopier des données sur Excel.
- La poignée de recopie vous permet de réaliser une recopie simple, une recopie incrémentée, une recopie incrémentée personnalisée ou encore une recopie automatique.
- Une recopie simple permet de dupliquer à l’identique les données.
- Une recopie incrémentée permet d’ajouter à une donnée une quantité constante. Vous pouvez personnaliser cette recopie en définissant vous-même le pas d’incrémentation.
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