Chapitre14. Réalisez des tableaux croisés dynamiques

Créer un TCD est très simple, mais quelques recommandations préalables s'imposent :

• il faut déjà avoir saisi vos données dans le tableau Excel. En effet, un TCD n'est qu'une résultante de vos données ;
• il faut que votre tableau Excel (qui contiendra les données "sources" du TCD) ne contienne aucune ligne ni colonne vide ;
• il faut que vos données contiennent des titres : généralement on consacrera la première ligne du tableau à ces titres (comme, dans mon exemple, la ligne 1). 

Une fois ces précautions respectées, vous pouvez facilement créer votre TCD. Pour cela :

• Cliquez sur l’onglet Insertion.
• Dans le groupe Tableaux, cliquez sur l’icône Tableau croisé dynamique.

Vous voyez alors cette boîte de dialogue apparaître :

• Dans la zone Choisissez un tableau ou une plage, vous voyez la sélection de données qu'Excel a faite. Vous pouvez modifier cette sélection si ce n'est pas la bonne. 
• Dans la zone Choisissez l’emplacement de votre rapport de tableau croisé dynamique, Excel vous demande à quel emplacement vous voulez créer ce TCD. Par défaut il sera créé dans une nouvelle feuille de calcul, mais vous pouvez choisir de l'insérer dans une feuille déjà existante.

Vous cliquez ensuite sur OK, et un nouvel onglet se crée avec les éléments suivants :

• Dans la partie droite, vous voyez le "Volet des tâches" qui vous aidera à créer le tableau. Dans ce volet, il y a la liste des colonnes de votre tableau : Mois, Vendeur, Famille, CA. Elles sont nommées "champs". 
• Dans la partie gauche, vous voyez le futur TCD, le résultat de la conception. 

Le principe est donc de sélectionner les champs que vous voulez voir apparaître dans le TCD, de déterminer lesquels vous voulez voir en ligne, en colonne, et lesquels vont nécessiter des calculs (et seront alors des valeurs).

Dans notre exemple, le champ valeur sera le CA : vous allez donc sélectionner le champ "CA" et le faire glisser dans la zone "Valeurs" (quart en bas à droite).

De la même manière, prenez le champ "Mois" et faites-le glisser vers la zone "Lignes", et glissez le champ "Vendeur" dans "Colonnes". Vous pourriez bien sûr faire l'inverse, selon la manière dont vous voulez présenter les données.

Voilà, votre premier TCD est créé ! Il vous permet de connaître le total du CA par mois, par vendeur.

Mais vous voyez que le quart supérieur gauche "Filtres" est vide : vous n'avez pas défini de filtre. Vous pouvez décider que le champ "Famille" sera le filtre de votre rapport : comme un filtre classique sur Excel, vous pourrez ensuite sélectionner la famille qui apparaîtra. Vous pouvez donc glisser le champ "Famille" vers la zone "Filtres".

Vous voyez que sur la première ligne du TCD le filtre du rapport (qui était vide jusque là) a été complété. Vous pouvez alors filtrer, par exemple en choisissant "Légume". Voici le résultat :

Le TCD est le même, mais les valeurs ont changé, car vous n'avez plus qu'une famille sur les quatre initiales.

Si vous ne savez pas vraiment ce que vous voulez obtenir, il vous suffit de faire glisser les données (les champs) différemment.

Dans notre exemple, je pourrais tout à fait obtenir le TCD suivant :

Ici, j'ai choisi de présenter les valeurs en fonction des mois (j'ai sélectionné tous les mois), et de faire apparaître le détail par famille et par vendeur.

À vous de jouer ! Quel autre type de rapport peut-on faire à partir de ces données ?

Si vous faites une modification dans votre tableau de base, votre TCD n'est pas modifié automatiquement.

Par exemple, si vous vous apercevez qu'en réalité le CA du mois de janvier sur la famille "Viande" réalisé par Fabre n'était pas de 13 880 euros mais de 63 880 euros, et que vous modifiez le chiffre dans votre tableau de données initial, cette modification est sans impact sur votre TCD.

Pour que la modification impacte le TCD, il faut le mettre à jour. Pour cela :

• Placez-vous dans le TCD.
• Cliquez sur l’onglet Analyse du tableau croisé dynamique.
• Dans le groupe Données, cliquez sur l’icône Actualiser.

La modification apportée à votre tableau Excel sera alors intégrée à votre TCD.

Le TCD est le "rapport" que l'on obtient à partir des données contenues dans le fichier Excel. Il est possible qu'à partir de ce rapport, vous vouliez retrouver les données.

Prenons un exemple. Vous avez créé le TCD suivant :

Si vous voulez savoir à quoi correspondent les 218 410 euros apparaissant en janvier dans la famille "Légume", placez-vous sur la cellule dont vous voulez le détail (ici la cellule D5), et double-cliquez. Cela va créer un nouvel onglet sur lequel vous aurez le détail :

Vous avez donc le détail des 218 410 euros réalisés par les quatre vendeurs.

Vous connaissez maintenant une des fonctionnalités clés d'Excel : la réalisation de tableaux croisés dynamiques, qui vous permettront de faire des synthèses rapides et claires à partir de nombreuses données ! 

Retrouvez les différentes étapes de ce chapitre dans la vidéo ci-dessous :

• Le tableau croisé dynamique est un outil extrêmement puissant qui permet de réaliser des calculs à partir d’une très grande quantité de données.
• La source de données ne peut comporter qu’une seule ligne de titres.
• La source de données ne peut contenir ni lignes vides, ni colonnes vides.
• Lorsque vous modifiez les données de la source, vous devez mettre à jour le tableau croisé dynamique.

Vous savez maintenant réaliser un tableau croisé dynamique, bravo ! Dans le chapitre suivant, vous apprendrez à illustrer votre fichier grâce aux graphiques.